Daňová evidence – o co se jedná

Virtuální sídla a jak jej v počátcích nastavit

Virtuální sídlo, taktéž známé jako virtuální kancelář, označuje službu, při jejímž využívání podnikatel získává fyzickou adresu pro své podnikání, ale s mnohem nižšími režijními náklady. Tato myšlenka není přelomová, existuje téměř 30 let. Otcem tohoto nápadu je Ralph Gregory a svůj původ nachází ve Spojených státech amerických. Dnes je populární v rámci celého světa včetně České republiky (ZDE o tom naleznete více). Ukazuje se, že flexibilita pro jednotlivé podniky je stále lákavější (o čemž si můžete přečíst ZDE).

Virtuální sídlo bývá doprovázeno řadou doplňkových služeb

I v tomto odvětví je možné si vybírat z celé řady poskytovatelů. Mezi poskytovali virtuálních sídel existují rozdíly vzhledem k velikosti firem, rozsahu nabízených služeb, ale i cen. V nabídce valné většiny poskytovatelů se nachází získání adresy pro své podnikání, virtuálního asistenta, virtuálního recepčního a konferenčních nebo zasedacích místností.

Obchodní adresa

Spolu se získáním obchodní adresy podnikatel může získat služby kurýra, poštovní schránku nebo přeposílání přijaté pošty či zásilek. Poskytovatelé virtuálních sídel zajišťují 24 hodinovou dostupnost místa. Je tak vyloučeno, že bude adresovaná zásilka převzata někým jiným.

Virtuální asistent/virtuální recepční

Virtuální asistent nebo virtuální recepční označují pracovníka, jenž přijímá příchozí poštu, vyřizuje telefonní hovory, emailovou a faxovou korespondenci, připravuje podklady a například pomáhá s plánováním. S přijatou poštou může být dále pracováno a to tak, že je virtuálním asistentem otevírána, skenována do počítače a ukládána do cloudových uložišť. Podnikatel si tak svou poštu může prohlédnout odkudkoliv a kdykoliv.

Konferenční místnosti

Konferenční či zasedací místnosti disponují plným vybavením. Tyto místnosti bývají zdarma poskytovány pronajímatelům virtuálních sídel nebo za menší poplatek. Mnohé společnosti místnosti nabízejí nejenom k pracovním účelům, ale i soukromým.

Výhody pro podnikatele

Podnikání prostřednictvím virtuálních sídel přináší mnoho výhod. Jedním z nich je pestrá nabídka poskytovaných služeb, což je nastíněno výše. I přes tento rozsah služeb dochází ke snižování výdajů pro podnikatele. Jedná se o náklady jako je pronájem kanceláře, eliminování nákladů pro vybavení prostorů anebo nákladů týkajících se zaměstnanců. Vybudování virtuálního sídla taktéž pomáhá dotvářet jistou úroveň reprezentativnosti v očích potencionálních zákazníků. Jak říká známé přísloví: „čas jsou peníze.“ a právě čas je podnikateli ušetřován, neboť není potřebné denní dojíždění. Svůj čas, oproti podnikateli s pevným sídlem, může libovolně distribuovat mezi práci, rodinu a volný čas. Zároveň dochází i k úspoře nákladů nutných pro cestování.

Úvodní nastavení

Aby podnikání prostřednictvím virtuálního sídla probíhalo správně, je potřebné si ujasnit pár základních otázek. Splněním tohoto kroku lze tak předejít případným obtížným situacím.

Ještě před založením virtuálního sídla je potřebné si stanovit strategii svého podnikání. Virtuální sídlo může být primárně určeno k podnikatelské činnosti nebo jej lze využít jako pomocníka, který díky svým službám ulehčí podnikání podnikateli s pevným sídlem.

Přestože užívání virtuálního sídla pomáhá k úspoře nákladů za vybavení pevné kanceláře, tak úroveň domácí kanceláře by neměla být ochuzována. Především je vhodné mít k dispozici kvalitní notebook s webovou kamerou, internetové připojení, telefonické spojení a multifunkční zařízení pro tisk, skenování a fax.

V rámci procesu zřizování virtuálního sídla je vhodné si zřídit poštovní schránku v místě sídla. Případně se rozhodnout, zda mají být přijaté dopisy skenovány a ukládány do cloudových uložišť.

Dále je doporučováno vybrat si vhodného virtuálního asistenta. Nahlížení na vhodnost virtuálního asistenta je zcela individuální a odlišuje se u každého podnikatele. Obecně je důležité, aby podnikatel si stanovil, co od něj očekává a jaké úkoly bude plnit. Poté, co bude virtuální asistent vybrán je podstatné jeho proškolení, aby daného podnikatele a jeho firmu poznal.

© Stoyan, 2006 - 2016